XXX文化传媒公司接待标准及流程（草案）
一、目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情周到、高效转化、对口接待，标准管理”的原则。
二、适用范围
本标准适用于公司股东及各部门因业务发生的各种接待工作。
三、管理
（1）设立以股东为主要成员的接待运营部（总经理兼管），统筹管理公司业务接待工作，负责协调接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障
（2）公司业务对接人在接到重要来访预约后，首先钉钉填写《客户接待申请单》报股东接待运营部审批并财务备案，同时协助拟定落实接待计划，需公司领导或股东出面，应提前1天告知。
（3）客户接待标准
根据来访者人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为A、B、C 三个级别：
A 省厅处级以上职位；知名企业家、董事长、总经理，合作过并有进一步合作意向
B 省处科级、实力企业家、董事长、总经理以上职位，有意向企业家之路或购买合作需求
C 科员类单位、有实力企业家、董事长、总经理，有潜力有一定意向合作
根据职位、关系、企业规模、购买潜力中有三项达到A类，可以使用A类接待标准；如达不到A类，有三项达到B类或B类以上，可以使用B类接待标准；其余为C类接待标准：
1）、C类接待
公司不负担来宾住宿费用；宴请消费控制在150元/人以下；宴请一次；旷世国酒品鉴酒或等价位的酒；接待陪同人员股东代表或销售经理、销售总监等，公司商务车或出租车；饮品（饮用水、茶）；必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在100元/人以下；公司资料（宣传手册、宣传期刊、宣传视频等），参观公司需准备：水果、果盘、水果叉、茶杯茶叶、领导席卡、欢迎牌、指示牌、公司新址、黑色中性笔、话筒电池、翻页笔、烧水壶
2）、 B类接待
公司可负担来宾住宿费用，住宿费用控制在300元/人以下；宴请消费控制在250元/人以下；宴请一至两次；旷世国酒品鉴酒或等价位酒；接待陪同人员三位股东代表和销售经理、销售总监等；接待车辆为公司轿车、商务车；可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；饮品（饮用水、茶）；必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在350元/人以下；公司资料（宣传手册、宣传期刊、宣传视频等），参观公司需准备：水果、果盘、水果叉、茶杯茶叶、领导席卡、欢迎牌、指示牌、公司新址、黑色中性笔；
3）、A类接待
公司可负担来宾住宿标准四级以上酒店费用，住宿费用控制在400元/人；宴请消费控制在400元/人以下；一次主宴400元/人，其他200元/人；宴请用酒为旷世国酒品鉴酒或其他品质酒（如都是省级部门负责人及以上人员可用茅台）；接待陪同人员为全体股东，销售经理、销售总监；接待车辆为公司豪华轿车或高级商务车；酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；公司显著位置布置迎宾条幅、迎宾人员等；饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、水果；安排公司领导与来宾合影并制作相框；安排会谈记录、录音、摄影、摄像；安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在1000元/人以下。台花2-3个（桌上2个，依来客人数而定），立式讲台、公司资料（宣传手册、宣传期刊、宣传视频等），水果、果盘、水果叉、茶杯茶叶、领导席卡、欢迎牌、指示牌、公司新址、黑色中性笔、话筒电池、翻页笔等
（4）客户接待申请与审批流程
1）、公司人员在接到客户来访需求后，应钉钉填写《客户接待申请表》，由总经理审批抄送各股东；
2）、申请人员在《客户接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议，若需要超出公司接待标准接待的由总经理负责人决定；
3）、总经理接到《客户接待申请表》后，应根据公司客户接待标准进行客户接待行程设计并核定接待预算后，指示申请人填写《商务考察行程安排表》进行确认。A类、B类客户《商务考察行程安排表》需提交总经理进行确认；经过确认的《商务考察行程安排表》在客户到达前一天给到客户方确认。
4）、业务对接申请人将最终确认的《客户接待申请表》及《商务考察行程安排表》一份财务留底，一份交至接待负责人。
5）、接待结束后两个工作日内，接待负责人需要填写《客户接待信息反馈表》，提交到接待运营部留档并安排相关人员进行后续业务跟踪。
四、计划与准备
（1）在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
（2）接待运营部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
（3）行政部根据接待运营部要求根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等（接待标准，吃住行也可以有接待部门直接处理）。
（4）如有需要接待运营部根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。
（5）根据接待要求，行政部负责人根据接待运营部要求安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。
（6）行政部参照接待运营部要求根据情况提前购买车票及机票。
五、接待流程
（1）接待会场布置
（2）果盘摆放：每次3-4种水果，建议水果种类以应季为宜，颜色错开，搭配有致，如草莓、猕猴桃、火龙果、青提、红提、西瓜、小金桔等；客户到访前备好用保鲜膜包好，客户快到时揭开保鲜膜，果盘旁需摆好水果叉；
（3）客户到访前，打开投影，连接电脑，调试音频设备，更换话筒电池；检查公司楼道、洗手间及办公环境的卫生情况，确保干净整洁；
（4）迎接：接站人员提前二十分钟到达机场、车站迎接来宾，接到来宾后立即通知公司对接人，并告知预计到达公司时间；公司对接人接到通知后立即准备接待，公司楼下及电梯口各安排一人引领迎接，如人数多则需多安排接待人员在电梯口分批次引领；同时将领导茶水倒上，水果保鲜膜揭掉；（如果遇到客户方领导人数比较多，则提前15分钟给每个杯子都加入半杯的水，以防止客户来的时候发现水不够）
（5）电梯引领礼仪：
1）先按电梯，让来宾先进，可先进电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门，对客人礼貌的说：“请进！”
2）到达目的楼层后，一手按“开”，一手做清楚的动作说：“到了，您先请！”客人走出电梯后，自己立即步出电梯，在前方引领方向。
（6）参观：由总经理（根据级别决定公司领导）陪同来宾介绍公司基本情况并进行参观，总裁在前引领并讲解，接待人员跟随来宾，以应对突发状况。
（7）座谈：公司人员确保座谈环境整洁、室温适宜。接待人员在会议室门口引领来宾入内就坐，隔30分钟加一次水；
六、接待礼仪
（1）仪表：面容清洁，衣着得体。
（2）举止：稳重端庄，从容大方。
（3）言语：语气温和、礼貌文雅。
（4）态度：诚恳热情，不卑不亢。
（5）迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
（6）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
（7）过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
（8）进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
（9）座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
（10）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
七、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
八、信息反馈
接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有总经理室。
九、附则
（1）本制度由行政部制定，报总经理批准后执行，修改时亦同。
（2）本制度未尽事宜由行政部负责解释并修订。
（3）本制度自下发之日起实施
